Quel événement pour quel moment ?
Qu’ils soient destinés à la communication externe ou pensés comme un moment de partage entre collaborateurs, les événements professionnels marquent l’histoire d’une entreprise.
Ils accompagnent une étape importante, informent, célèbrent, créent de l’émulation, de l’implication, ils font éclore de nouveaux projets et de nouvelles ambitions, créent le petit supplément d’âme qui fait la réussite d’une marque, d’une entreprise.
Afin que toutes les conditions soient réunies pour faire de vos événements une réussite, By Kadrance vous accompagne dans leur organisation. Voici les éléments qu’il vous faut déterminer en tout premier lieu :
La date de l’événement
Celle-ci doit être choisie en fonction de la vie de votre organisation, de ses impératifs (évitez la proximité avec la date de clôture comptable ou la remise de budgets), mais aussi de l’agenda des intervenants et des réalités du calendrier (prenez en compte les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les jours d’élections ou de manifestations sportives majeures telles que les Jeux olympiques ou le mondial de football).
Pour un événement de communication externe, vous devez également vous renseigner sur l’agenda de votre public cible.
Le lieu de l'événement
Le lieu de l’événement est un choix primordial. Vous devrez privilégier une situation centrale et facilement accessible à tous. Ce lieu doit être adapté à votre événement et à son public en termes de capacité d’absorption (une salle adaptée au nombre de participants), de disposition de l’espace (possibilité d’ateliers, de conférences, mise en place de stands promotionnels, d’un espace traiteur…), et d’équipement (cuisines, parkings, matériel de projection…).
En cas de participants ou d’intervenants étrangers, renseignez-vous sur les possibilités d’hébergement.
Enfin, ce lieu doit être adapté à votre budget. Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à vous renseigner sur les obligations qui lui sont liées (droit de bouchon, fournisseurs imposés…).
Le programme et les intervenants
Pourquoi cet événement ? Quels en sont les axes ? Quels messages souhaitez-vous transmettre ? En répondant clairement à ces questions, vous pourrez déterminer le ou les thèmes de votre événement, établir une liste d’intervenants adaptés, des sujets d’ateliers, des activités (spectacles, conférences, animations diverses…).
À partir de ce contenu, vous pourrez établir un planning précis, de l’accueil des participants à la clôture de l’événement. Vous penserez à y inclure des moments de catering (pause-repas, pauses-café) et des moments de pause.
Votre événement ne doit pas se prolonger plus que de raison. Votre programme doit être réaliste, pas trop chargé et faire appel à de bons intervenants, capables de délivrer un message clair et concis dans le temps qui leur sera imparti.
Le catering
Le catering de l’événement est un élément fondamental de sa réussite. Le repas et les boissons doivent donc être choisis avec soin. Il arrive que le traiteur soit lié au lieu, mais ce n’est pas une constante. Si tel est le cas, il convient de déterminer avec lui une formule adaptée à votre événement : buffet sandwiches, repas en plusieurs services, walking dinner, pauses-café… Pensez également à vous renseigner sur le personnel de service (son nombre, qui doit être plus élevé en repas assis qu’en buffet par exemple, mais aussi sa qualification). C’est un critère déterminant pour un service fluide et efficace.
La logistique de l’événement
Une fois votre programme arrêté, vous pourrez établir une liste des tâches à effectuer avant, pendant et après l’événement. Il peut s’agir de la conception des invitations, de leur envoi, de la gestion des inscriptions, de l’établissement de badges nominatifs pour les participants, de la promotion et/ou de la communication de l’événement (affiches, flyers, campagne de pub…), de l’aménagement et du rangement de la salle. Cette liste vous permettra également de répertorier le matériel qui vous sera nécessaire (pancartes nominatives pour les intervenants, matériel audiovisuel, mobilier non inclus dans le lieu, documents remis aux participants, cadeaux aux invités…).
Les lieux By Kadrance, situés dans Paris allient l’accessibilité, la proximité d’un environnement patrimonial riche à des environnements calmes et cosy, à l’abri du tumulte de la ville.
À l’image des vers de « L’invitation au voyage » de Charles Baudelaire, « Là, tout n’est qu’ordre et beauté, luxe, calme et volupté. »
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