Pour que RSE et événementiel fassent bon ménage, il suffit de mettre en place une démarche appropriée afin de concevoir un événement en cohérence avec ses objectifs.

La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) est une notion qui imprègne de plus en plus les entreprises au quotidien, à travers différentes démarches sociales et environnementales dans leurs activités et dans leurs relations avec les parties prenantes de l’entreprise.

Les événements d’entreprise ne font pas exception. L’industrie événementielle fait même figure de précurseuse, étant la première à s’être dotée d’une norme spécifique encadrant la démarche responsable : la norme ISO 20121.

Choix du lieu : l’impact environnemental du transport

La réflexion durable commence dès le choix du lieu qui accueille l’événement. Loin d’être négligeables, les émissions de CO₂ en lien avec le transport des personnes représentent en fait une part significative des émissions globales d’un événement.

Différentes solutions peuvent être envisagées pour limiter l’impact environnemental : mise en place d’un système de covoiturage organisé, navettes, ou encore choisir d’effectuer l’événement d’entreprise dans la ville de l’entreprise ! À Paris par exemple, divers lieux d’exception accueillent séminaires et événements d’entreprise, comme c’est le cas du Cercle LeBrun (jusqu’à 420 personnes) et du Cercle d’Aumale (jusqu’à 350 personnes).

Outre le transport, le choix du lieu peut également être orienté par ses performances énergétiques. Ceux qui ont connu des rénovations récentes sont souvent plus susceptibles de présenter des performances environnementales optimales. Le Cercle LeBrun est par exemple équipé de géothermie pour son installation de chauffage et de climatisation. Cette énergie écologique et renouvelable permet à notre lieu de réduire ses émissions de gaz à effet de serre.

Si l’événement nécessite un hébergement, les normes de l’hôtel doivent également être prises en compte. Pour connaître ces données en détail, l’idéal est de se rapprocher des exploitants des lieux qui peuvent fournir les différentes normes en vigueur dans leur établissement.

Choix des prestataires : engagement social et environnemental

Un événement d’entreprise implique souvent de faire appel à de nombreux prestataires : stands, équipements, communication sur place, traiteur, etc. Leur sélection peut également s’effectuer dans une démarche orientée RSE.

Concernant les équipements, stands, décorations et autres éléments de communication sur place, mieux vaut opter pour des fournisseurs proposant des produits éco-conçus, avec une démarche de récupération des déchets voire de recyclage.

En termes d’alimentation, il est également possible de faire des choix durables pour votre événement. Certains traiteurs proposent de travailler avec des produits de saison, biologiques, locaux ou issus du commerce équitable par exemple. Il est aussi intéressant de questionner les prestataires sur ce qu’il advient des denrées non consommées : est-il possible de les emporter à la fin de l’événement ? Sont-elles données à des banques alimentaires ou autres associations ? Le label By Kadrance a fait le choix d’établir une charte Traiteur dans laquelle il est par exemple expliqué que le lieu interdit l’utilisation de vaisselle et de contenants en plastique jetable lors des événements.

Outre la dimension écologique, il est important d’être en phase avec la démarche sociétale des prestataires, notamment en s’intéressant à leur politique en matière d’embauche, de formation, de réinsertion ou encore de non-discrimination.

Implication des collaborateurs

Concevoir un événement professionnel dans une démarche de RSE passe aussi par le fait de sensibiliser les convives à cet engagement. Ils peuvent être impliqués dès la conception de l’événement pour renforcer l’adhésion au projet et l’appropriation des enjeux liés à la RSE.

Durant l’événement, différentes activités de sensibilisation peuvent être imaginées, par exemple une olympiade avec un gain remis à une association ou un atelier de sensibilisation sur un thème responsable. Ces activités sont l’occasion de démocratiser la RSE, qui peut paraître bien loin des enjeux quotidiens pour certains collaborateurs.

Les aménagements et la signalétique du lieu peuvent aussi constituer des outils de sensibilisation. Outre le fait de veiller à l’accessibilité des installations pour les éventuels collaborateurs à mobilité réduite, des éléments de signalétiques peuvent être mis en place pour inciter les participants à adopter des comportements plus responsables (jeter ses déchets, favoriser l’utilisation des escaliers, etc.).

RSE et événementiel, comment faire le bilan ?

Après avoir organisé un événement d’entreprise dans une démarche RSE, comment en faire le bilan et évaluer son impact ? Des outils intéressants existent pour vous y aider :

• L’outil http://www.evenementresponsable.fr/, qui a été créé par le “Collectif pour des événements responsables” avec l’Ademe. Il permet d’évaluer l’impact environnemental d’un événement, mais n’aborde pas vraiment l’aspect social.
• La plateforme collaborative https://www.ecovadis.com/fr/ réalise des analyses et évaluations complètes sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises.

Dans ce domaine, impossible de ne pas évoquer Béatrice Eastham, la fondatrice du cabinet de conseil Green Événements qui s’est spécialisé en stratégie développement durable dans le secteur de l’événementiel. Le cabinet propose des formations, du conseil ainsi qu’une aide à l’obtention de la certification ISO 20121 pour les entreprises. Il est important de noter qu’une réelle prise de conscience est actuellement en cours et que les services achat des grands groupes sont également de plus en plus sensibles à cette notion de RSE.

Intéressé(e) par l’organisation d’un événement dans une démarche orientée RSE ? Vous pouvez contacter nos équipes par le biais de la section “Contact” du site pour obtenir conseils et recommandations pour votre projet.